Cómo y dónde se pueden compulsar documentos

Para solicitar una beca, solicitar una visa o incluso cambiar de nacionalidad, es necesario compulsar documentos. Este artículo cubre los diferentes lugares y métodos para compulsar documentos.

¿Qué es compulsar un documento?

compulsar documentos

Compulsar un documento significa validar una fotocopia de un documento original. Para ello, se revisa una fotocopia del documento para comprobar si coincide con la imagen original. Se comprobará que no ha sido manipulado de otra forma. ¿Todos los datos coinciden? Es elegible para compulsar mediante un sello u otra característica distintiva.

La compulsa de documentos es un procedimiento habitual en cualquier tipo de negociación con la Administración Pública. Puedes obtener documentación certificada para demostrar que logró ciertos objetivos, como registrarse para exámenes, oponerse (oponerse a una decisión de un juez), registrar transacciones inmobiliarias, solicitar becas y solicitar la nacionalidad.

Dónde y cómo compulsar documentos

Todo depende del proceso para el que necesitemos la compulsa de documentos.

A) Trámites ante las administraciones públicas

Cuando un ciudadano deba presentar documentos compulsados o documentos originales cotejados a un organismo administrativo, las oficinas de registro de ese organismo administrativo están obligadas a verificar y compulsar el documento, y devolver los documentos originales inmediatamente.

El ciudadano debe presentar el documento original y la fotocopia. Y la oficina de registro realizará el cotejo de ambos, verificando la identidad de sus contenidos. Luego devolverá el documento original al ciudadano y adjuntará una copia certificada (completada con un sello u otra acreditación) a su solicitud, firmada o comunicación para su envío.

El sello de copia compulsado incluye la fecha en que se creó, así como los detalles del órgano y la persona que lo expidió.

compulsar documentos

Veamos algunos ejemplos:

Ejemplo: Una persona va a solicitar una pensión de viudedad y entre los documentos se le pide aportar el original del libro de familia.

Si el trámite se realiza en los centros de la Seguridad Social (INSS), se le mostrará al funcionario el libro original y al propio funcionario, en la solicitud hará una diligencia de verificación acreditando que la copia coincide con el original.

Si la solicitud de pensión se realiza, por ejemplo, desde el exterior, el ciudadano acudirá al Consulado para enviar la documentación a través del Registro y el funcionario del Consulado verificará que el original y la copia del libro de familia coinciden, compulsando el documento que se enviará a través del registro.

Cuando una administración o una entidad pública le pide que proporcione el original de un documento, es el Registro de esa misma administración el que verifica que el original y la fotocopia son idénticos y compulsa la fotocopia.

B) Cuando el trámite es ante una entidad o institución privada

Alguien puede estar solicitando una certificación del diploma para poder usarlo en el sector comercial, pero no dentro de la administración pública. Por ejemplo, una empresa nos va a contratar y quiere tener una certificación de nuestro  título académico.

Una solución es que el organismo que emitió el documento certifique las fotocopias del mismo. Por ejemplo, una universidad podría emitir un título académico o un certificado de estudios. Luego pueden compulsarnos como el propietario original del documento que entregaremos en la empresa que lo está solicitando.

También vale la pena presentar el título original a la empresa para que puedan compararlo con la copia y que verifiquen que son idénticos.

Documentación necesaria para compulsar un documento

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Para compulsar un documento será necesario lo siguiente:

  • Tener fotocopia del documento original. La fotocopia se puede preparar o solicitar que se realice en el organismo que emite el certificado. Muchas entidades prefieren hacer una fotocopia del original por sí mismas para evitar que sean manipuladas.
  • Documentos de identificación de la persona cuya certificación se enviará (DNI, pasaporte, etc.)

  • En ocasiones, el pago de las tasas correspondientes por compulsa.

Diferencias entre una fotocopia compulsada y  una “copia auténtica”

La gente suele confundir un documento compulsad con una copia auténtica, pero existen algunas diferencias importantes.

  • Una copia autentica del documento original garantiza su autenticidad.

  • Como documentos originales, las copias auténticas son igualmente válidas. Esto significa que podemos usarlos como sus originales.

  • Estas copias siempre se solicitan a la organización que emitió el documento oficial.

Necesitabas autenticar o compulsar documentos si te trasladabas entre países de la Unión Europea. Pero hace menos de un año esto cambió. El Parlamento Europeo aprobó una legislación en junio de 2016 con el fin de simplificar el papeleo para aquellos que deseen presentar documentos en otros países de la UE.

Gracias al Parlamento Europeo, los documentos públicos emitidos en España pueden considerarse auténticos en otros países de la UE. El Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, que entró en vigor en octubre de 2016, pretende acabar con todos los requisitos de fotocopias compulsadas en las administraciones públicas.

Bajo el concepto de copia auténtica, regulado en los artículos 27 y 28, el ciudadano queda liberado de la obligación de presentar documentos que hayan sido elaborados por otras administraciones públicas. Siempre y cuando no se hayan negado, o ya los haya entregado anteriormente.

Ejemplo: si un ciudadano solicita una beca al Ministerio de Educación, es posible que no se le solicite que presente su estado de resultados del año pasado si ya se le había solicitado dicha información.

El Código Seguro de Verificación (CSV) sustituye a la compulsa

Hoy en día, ya existen muchos documentos electrónicos y el objeto de la ley 39/2015 es que se implemente. Uno de los mecanismos utilizados es el denominado Código de Verificación Seguro (CSV), un sistema que incluye en la parte inferior de un documento, o en un lado, un código compuesto por números y letras.

Este código te permitirá acceder a la página web del organismo que lo emitió (por ejemplo SEPE, Agencia Tributaria, Seguridad Social, etc.) y luego de ingresar este código en un formulario, este documento se verifica en línea para ver si todo es correcto. En este caso, no es necesaria una copia compulsada, ya que la autenticidad del documento se puede verificar en Internet y desde la web oficial del organismo emisor.

Algunas de las preguntas más habituales sobre la compulsa de documentos

Cómo compulsar documentos de forma gratuita

Habitualmente, la compulsación de los documentos es gratuita al presentar el original y una fotocopia ante el organismo correspondiente para su tramitación. Por ejemplo, si está solicitando prestaciones por desempleo de la SEPE o pensión de la Seguridad Social, basta con mostrar el documento original (p. Ej., Libro de familia) y el funcionario certificará la fotocopia sin cargo.

Algunos municipios ofrecen certificar los documentos de forma gratuita si traes el original + tu copia, y estos no son solo para solicitudes realizadas por el municipio. Otras oficinas gubernamentales también pueden obtener la certificación mediante este método.

La compulsa de documentos en un Ayuntamiento

Muchos municipios tienen restricciones para certificar documentos que no son para sus trámites o para otras instituciones. En estos casos, se hace notar que el ayuntamiento no emitirá la compulsa que deberá ser realizado en el organismo que emitió el documento o ante notario.

Infórmate siempre de lo que hace cada municipio de tu zona con la compulsa de documentos.

Ejemplo: El Ayuntamiento de Madrid certifica de forma gratuita los documentos necesarios para realizar trámites con ellos, siempre que el documento se envíe a través del Registro Municipal.

La compulsa de documentos ante un Notario

Todos los notarios pueden certificar documentos. A esto se le llama “dar testimonio” de que la fotocopia coincide con el original. Este trámite tiene un coste fijo, regulado por ley, y es el mismo en toda España.

Cómo se compulsa un título universitario

Hay tres maneras de compulsar un título académico universitario.

  1. Puede obtener una copia certificada de su título comunicándose con la misma Universidad que emitió su título; se deben pagar las tarifas correspondientes.
  2. Será necesario dirigirse a un notario con el título original y una fotocopia del original, para que pueda dar fe de que la fotocopia es idéntica al original. También implica el pago de tasas.

  3. A través de registros públicos de la Administración del Estado, Ayuntamientos, Comunidades Autónomas, etc. Cuando se envíe una solicitud a una administración pública de otra administración, se podrán presentar originales y fotocopias al Registro para su verificación.

Para títulos en el extranjero, el proceso de convalidación se realiza a través del Ministerio de Educación. La compulsa es simplemente la confirmación de que el contenido coincide con el original, mientras que la validación busca encontrar una equivalencia legal entre el título extranjero y las calificaciones españolas. Toda la información está disponible en el sitio web del Ministerio de Educación.

Compulsar documentos en los Consulados Españoles en el extranjero

El procedimiento es el mismo, pero cada consulado tiene sus propias reglas. Se pueden ver varios ejemplos en el Consulado de España en Londres, Bruselas, Bogotá, etc. El trámite es el mismo en todos ellos: te identificas y tienes que presentar el documento original, luego abonar una tasa y recogerlo en uno o varios días como copia compulsada.

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